O afacere poate merge bine chiar si atunci cand multe lucruri sunt facute manual. Problema apare atunci cand volumul de munca incepe sa creasca. Mai multe comenzi, clienti, angajati si documente inseamna mai multe lucruri de urmarit. Fara o organizare clara, informatiile se imprastie usor, iar timpul este pierdut pe activitati care ar putea fi simplificate.
Ordinea nu inseamna ca fiecare zi trebuie sa urmeze un plan rigid. O firma bine organizata are, mai degraba, reguli simple pe care oamenii le pot urma fara dificultate. Fiecare angajat stie ce are de facut, informatiile importante sunt usor de gasit, iar managerul poate vedea mai repede unde apar probleme. Astfel, echipa pierde mai putin timp cu verificari inutile.
Pentru multe firme, New PEAKS poate fi un punct de plecare atunci cand se cauta modalitati mai bune de gestionare a activitatii. Digitalizarea poate ajuta la adunarea informatiilor intr-un singur sistem, in loc ca acestea sa fie pastrate in fisiere separate. Scopul nu este folosirea tehnologiei doar pentru a parea moderna, ci simplificarea muncii de zi cu zi.
Procese mai clare pentru o activitate mai eficienta
Un prim pas este observarea modului in care se lucreaza in prezent. Uneori, aceeasi informatie este introdusa de mai multe ori, iar un document trebuie verificat de mai multe persoane. Alteori, un angajat este singurul care stie unde se afla anumite date. Aceste situatii consuma timp si pot crea probleme atunci cand apar greseli sau absente.
Un sistem ERP poate reuni mai multe activitati intr-un singur loc, oferind o imagine mai clara asupra firmei. Informatiile despre stocuri, vanzari, facturi sau alte procese pot fi gestionate mai usor, fara ca echipa sa caute prin numeroase fisiere. Pentru ca schimbarea sa functioneze, sistemul ales trebuie sa fie potrivit pentru nevoile reale ale companiei. Nu este nevoie ca toate schimbarile sa fie facute in acelasi timp.
O reorganizare poate fi facuta in mai multe etape:
- Inventarierea activitatilor curente
- Identificarea pasilor repetitivi
- Stabilirea responsabilitatilor
- Alegerea instrumentelor potrivite
- Testarea modificarilor
- Urmarirea rezultatelor
Instrumente care simplifica munca de zi cu zi
Un sistem ERP poate avea un rol important in organizarea activitatilor care se repeta in fiecare zi. In loc ca fiecare departament sa lucreze separat, informatiile pot fi adunate intr-un spatiu comun. Acest lucru ajuta la reducerea erorilor si permite echipei sa lucreze cu date mai usor de verificat. Conteaza insa ca instrumentul ales sa fie adaptat modului in care functioneaza firma.
Nu toate afacerile au aceleasi nevoi. O companie care gestioneaza multe produse va avea alte prioritati fata de o firma care ofera servicii. De aceea, alegerea unei solutii ar trebui facuta dupa problemele existente, nu dupa numarul de functii disponibile. Un instrument util este cel pe care oamenii il pot folosi fara dificultate si care rezolva probleme concrete.
Cateva zone in care digitalizarea poate aduce ordine sunt:
- evidenta si urmarirea stocurilor;
- emiterea si gestionarea documentelor;
- centralizarea informatiilor despre clienti;
- urmarirea comenzilor si a vanzarilor;
- generarea unor rapoarte mai usor de verificat;
- accesul rapid la datele necesare in luarea deciziilor.
O echipa pregatita pentru schimbare
Introducerea unui sistem nou nu tine doar de partea tehnica. Oamenii care il vor folosi trebuie sa inteleaga de ce apare schimbarea si cum ii poate ajuta. Daca un program este perceput ca o complicatie in plus, angajatii pot continua sa foloseasca metodele vechi. Comunicarea trebuie sa fie simpla si directa.
Instruirea este la fel de importanta. O sesiune scurta nu este intotdeauna suficienta, mai ales cand sistemul are mai multe functii. Este util ca angajatii sa poata testa instrumentul si sa primeasca raspunsuri atunci cand apar probleme. In acest fel, noul mod de lucru poate fi introdus treptat, fara sa blocheze activitatea obisnuita.
Pentru o trecere mai usoara, conducerea poate tine cont de cateva lucruri:
- prezentarea clara a motivului pentru care se face schimbarea;
- explicarea beneficiilor pentru fiecare departament;
- stabilirea unor persoane care pot oferi ajutor colegilor;
- testarea sistemului inainte de folosirea completa;
- colectarea feedbackului dupa primele saptamani;
- corectarea proceselor care nu functioneaza asa cum era planificat.
Control mai bun asupra activitatii
O firma organizata nu inseamna o firma in care fiecare lucru este controlat permanent. Inseamna ca informatiile importante pot fi gasite atunci cand sunt necesare. Managerul poate vedea mai usor unde apar intarzieri, ce activitati consuma prea multe resurse si ce procese au nevoie de imbunatatiri. Astfel, deciziile se bazeaza mai putin pe presupuneri.
Masurarea rezultatelor ajuta la intelegerea efectului produs de schimbari. Daca o activitate dureaza mai putin dupa automatizare, diferenta poate fi observata. La fel se poate vedea daca scad greselile sau daca angajatii petrec mai putin timp cu operatiuni repetitive. Datele nu trebuie sa fie complicate. Cateva valori urmarite constant pot oferi informatii foarte utile
Un control bun al activitatii ajuta si la observarea problemelor inainte ca acestea sa devina costisitoare. Daca o comanda intarzie, un stoc scade prea repede sau o sarcina ramane blocata, situatia poate fi analizata mai devreme. In acest fel, echipa are timp sa intervina, iar firma poate evita pierderi care apar atunci cand problemele sunt descoperite prea tarziu.
