Abonamentele software ale unei firme mici se țin sub control printr-un registru unic, în care fiecare program apare cu responsabilul, numărul de licențe, costul, data reînnoirii și conturile de administrare. Fără o astfel de evidență, firmele plătesc frecvent pentru licențe ale unor foști angajați, pentru servicii duplicate și pentru abonamente reînnoite automat după ce nu mai sunt folosite. Registrul ajută și la securitate, pentru că arată cine are acces la ce date.
De ce se pierd bani pe abonamentele software?
Banii se pierd pe abonamente software pentru că acestea se cumpără descentralizat, de oameni diferiți, cu carduri diferite, și se reînnoiesc automat. Fiecare abonament are o valoare mică, așa că nimeni nu îl verifică, iar suma totală crește fără să fie observată.
- licențe rămase active după plecarea unui angajat;
- două programe care fac același lucru, cumpărate de departamente diferite;
- planuri superioare plătite pentru funcții pe care nu le folosește nimeni;
- perioade de probă transformate automat în abonamente plătite;
- plăți lunare acolo unde varianta anuală ar fi fost mai ieftină, pentru un program folosit sigur tot anul.
Același fenomen apare la serviciile de găzduire și stocare, unde mecanismele sunt detaliate în articolul despre bugetul de cloud al unui IMM.
Ce se trece în registrul de abonamente software?
Registrul de abonamente conține, pentru fiecare program, informațiile necesare ca să poată fi gestionat chiar dacă persoana care l-a cumpărat lipsește. Un tabel simplu este suficient pentru o firmă cu până la câteva zeci de oameni.
- Numele serviciului și scopul lui.
- Responsabilul intern, care decide reînnoirea sau renunțarea.
- Numărul de licențe plătite și numărul de licențe folosite efectiv.
- Costul și ciclul de facturare, lunar sau anual.
- Data reînnoirii și termenul de anulare cerut de contract.
- Metoda de plată și adresa la care vin facturile.
- Conturile de administrare și persoanele care le dețin.
- Datele firmei stocate în serviciu și modul de export al lor.
Cum diferă tipurile de licențe software?
Tipurile de licențe diferă prin unitatea pentru care se plătește: persoana, dispozitivul, numărul de utilizări simultane sau dreptul de folosire fără limită de timp. Alegerea potrivită depinde de cum lucrează echipa.
| Tip de licență | Pentru ce se plătește | Potrivită când |
|---|---|---|
| Per utilizator | Fiecare persoană cu cont | Oamenii lucrează de pe mai multe dispozitive |
| Per dispozitiv | Fiecare calculator sau stație | Mai mulți oameni folosesc aceeași stație, pe ture |
| Concurentă | Numărul maxim de utilizări simultane | Programul e folosit ocazional de mulți oameni |
| Permanentă | Dreptul de folosire a unei versiuni, fără termen | Programul nu are nevoie de actualizări frecvente |
| Abonament | Folosirea pe o perioadă, cu actualizări incluse | Programul se schimbă des sau e găzduit online |
Condițiile exacte ale fiecărei licențe sunt cele din contractul producătorului, care trebuie citit înainte de cumpărare, mai ales la licențele permanente și la cele per dispozitiv.
Cine trebuie să aibă acces de administrator?
Fiecare serviciu important trebuie să aibă cel puțin două conturi de administrare, legate de adrese de e-mail ale firmei, nu de adrese personale. Un singur administrator înseamnă că serviciul rămâne blocat când acesta pleacă sau își pierde accesul. Conturile de administrare se protejează cu autentificare în mai mulți pași, după principiile din articolul despre cheile de acces și autentificarea în mai mulți pași în firmele mici.
Ce se verifică periodic în registrul de abonamente?
Registrul se revede o dată pe trimestru și înainte de fiecare reînnoire anuală. O alertă în calendar cu 30–60 de zile înainte de reînnoire lasă timp pentru decizie, mai ales la contractele care cer anularea cu un termen de preaviz.
- licențele plătite comparate cu cele folosite în ultimele 90 de zile;
- conturile foștilor angajați, care se închid sau se transferă;
- serviciile cu funcții care se suprapun;
- posibilitatea de a exporta datele firmei înainte de o eventuală renunțare.
Ultimul punct contează la orice schimbare de serviciu: datele exportate se păstrează separat, după aceleași reguli ca copia de siguranță făcută la timp. Costul total al abonamentelor intră apoi ca linie separată în bugetul lunar al firmei, ca suma să fie vizibilă la fiecare analiză a cheltuielilor.
