Pe masura ce o firma se dezvolta, apar tot mai multe informatii care trebuie tinute sub control. Comenzile, facturile, stocurile, datele clientilor si documentele ajung sa fie gestionate de persoane diferite, iar lucrurile pot deveni greu de urmarit. Fara o organizare buna, chiar si activitatile simple pot consuma mai mult timp decat ar trebui.
Digitalizarea poate schimba acest mod de lucru fara ca o firma sa fie nevoita sa renunte la toate metodele pe care le foloseste deja. Ideea este ca anumite activitati sa fie mutate intr-un spatiu digital, unde informatiile pot fi gasite mai usor si pot fi folosite de mai multe persoane. Astfel, angajatii nu mai trebuie sa caute prin fisiere diferite pentru fiecare informatie de care au nevoie.
Un sistem ERP poate aduce intr-un singur loc mai multe activitati ale unei firme, de la vanzari si stocuri pana la facturare si resurse umane. In loc ca fiecare departament sa lucreze separat, datele pot fi legate intre ele, iar managerul poate urmari mai usor ce se intampla in companie. Pentru o afacere aflata in crestere, aceasta organizare poate face diferenta in activitatea de zi cu zi.
Informatii mai usor de urmarit
Atunci cand datele unei firme sunt pastrate in multe fisiere si programe, apar usor situatii in care informatiile nu mai corespund. Un angajat poate avea o versiune mai veche a unui document, in timp ce alt coleg lucreaza deja cu date actualizate. Aceste diferente pot duce la greseli si pot face comunicarea dintre departamente mai dificila.
Un furnizor precum New PEAKS poate ajuta firmele care vor sa isi organizeze mai bine procesele si sa foloseasca instrumente digitale potrivite activitatii lor. Alegerea unei astfel de solutii porneste de la modul in care functioneaza deja compania, iar apoi sunt identificate zonele in care tehnologia poate simplifica munca. Nu este nevoie ca toate procesele sa fie schimbate in acelasi timp.
O firma poate urmari mai usor digitalizarea daca incepe cu cateva directii importante:
- centralizarea documentelor folosite frecvent
- pastrarea informatiilor despre clienti intr-un singur loc
- urmarirea comenzilor si a vanzarilor
- verificarea mai rapida a stocurilor
- automatizarea unor activitati administrative
- obtinerea rapoartelor fara calcule facute manual
Instrumente adaptate activitatii zilnice
OdooERP este un exemplu de platforma care poate fi folosita pentru mai multe activitati din cadrul aceleiasi firme. Fiind modulara, aceasta poate include doar functiile de care compania are nevoie la un anumit moment, iar alte module pot fi adaugate ulterior. Astfel, solutia poate evolua odata cu afacerea, fara ca firma sa fie obligata sa foloseasca de la inceput toate functiile disponibile.
Un avantaj al unei platforme integrate este faptul ca angajatii pot lucra cu informatii conectate intre ele. De exemplu, o comanda poate fi urmarita mai usor de la momentul inregistrarii pana la livrare, iar datele necesare pot ajunge la persoanele care se ocupa de facturare sau gestiune. In acelasi timp, managerul poate avea o imagine mai clara asupra activitatii, fara sa ceara constant informatii de la fiecare departament.
Printre activitatile care pot fi gestionate mai simplu se numara:
- evidenta produselor si a stocurilor
- facturarea si documentele comerciale
- gestionarea relatiilor cu clientii
- urmarirea comenzilor
- organizarea activitatilor interne
- planificarea resurselor firmei
- accesarea datelor de pe dispozitive diferite
O implementare facuta pas cu pas
Introducerea unui software nou poate parea dificila la inceput, mai ales intr-o firma in care angajatii sunt obisnuiti cu aceleasi programe de mult timp. Totusi, implementarea nu trebuie facuta dintr-o data. Un plan bine pus la punct poate permite trecerea treptata la noul sistem, fara ca activitatea obisnuita sa fie blocata.
Primul pas poate fi analiza modului in care lucreaza firma in prezent. Sunt identificate activitatile care consuma cel mai mult timp, documentele care se repeta si zonele in care apar cel mai des greseli. Dupa configurarea solutiei, angajatii pot fi instruiti treptat, iar modificarile pot fi facute pe masura ce apar noi nevoi.
Pentru ca trecerea la un sistem digital sa fie mai usoara, pot fi urmarite cateva aspecte:
- stabilirea clara a etapelor de implementare
- explicarea noilor functii catre angajati
- pregatirea echipei inainte de folosirea sistemului
- pastrarea unui suport tehnic dupa lansare
- verificarea modului in care este folosit software-ul
- ajustarea sistemului atunci cand apar schimbari in firma
O firma pregatita pentru urmatoarea etapa
Digitalizarea poate avea efecte si asupra modului in care angajatii isi folosesc timpul. Activitatile repetitive, precum introducerea aceleiasi informatii in mai multe documente sau cautarea unor fisiere, pot fi reduse atunci cand datele sunt organizate intr-un singur sistem. In acest fel, echipa se poate concentra mai mult pe activitatile care au legatura directa cu clientii si cu dezvoltarea firmei.
Un alt avantaj este accesul mai rapid la informatii atunci cand trebuie luata o decizie. Managerul poate vedea date despre vanzari, stocuri sau activitatea companiei fara sa astepte ca fiecare departament sa pregateasca un raport separat. Informatiile actualizate pot ajuta la observarea mai rapida a unor probleme si la planificarea urmatorilor pasi.
Pentru firmele mici si mijlocii, digitalizarea poate fi inceputa gradual, in functie de nevoile si bugetul disponibile. O platforma modulara permite adaugarea unor functii pe masura ce compania se dezvolta, iar costurile pot fi gestionate mai usor. Pe termen lung, un mod de lucru mai bine organizat poate insemna mai putin timp pierdut, comunicare mai buna intre departamente si o activitate mai usor de urmarit.
