Matricea RACI este un tabel în care fiecare sarcină a unui proiect primește, pentru fiecare persoană implicată, unul dintre patru roluri: cine execută, cine răspunde de rezultat, cine este consultat și cine este doar informat. Rostul ei este să elimine două probleme frecvente în echipe: sarcinile pe care toată lumea le crede ale altcuiva și deciziile pe care le iau prea mulți oameni deodată. Se completează la pornirea proiectului și se revede la fiecare schimbare de echipă sau de plan.
Ce înseamnă literele din matricea RACI?
Cele patru litere vin de la denumirile în engleză ale rolurilor și descriu niveluri diferite de implicare într-o sarcină.
- R (Responsible), executantul: persoana sau persoanele care fac efectiv munca.
- A (Accountable), responsabilul final: cel care aprobă rezultatul și răspunde pentru el. Poate delega execuția, dar nu și răspunderea.
- C (Consulted), consultatul: specialistul a cărui părere se cere înainte de finalizare. Comunicarea cu el merge în ambele sensuri.
- I (Informed), informatul: cel care află despre progres sau despre decizie, fără să participe la ea. Comunicarea merge într-un singur sens.
Aceeași persoană poate avea simultan rolurile R și A la sarcinile mici, unde nu e nevoie de un nivel separat de aprobare.
Care sunt regulile de bază ale unei matrice RACI corecte?
Regula principală este ca fiecare sarcină să aibă exact un A și cel puțin un R. Două persoane cu rolul A înseamnă, în practică, nicio persoană care decide, pentru că fiecare așteaptă acordul celeilalte. Lipsa unui R arată o sarcină pe care nimeni nu o va începe.
Restul regulilor țin de echilibru. Prea mulți C încetinesc fiecare pas, pentru că toți trebuie ascultați. Prea mulți I aglomerează comunicarea și fac ca mesajele importante să se piardă printre cele de rutină.
Cum se construiește matricea RACI pas cu pas?
- Se listează sarcinile sau livrabilele proiectului pe rânduri, la un nivel de detaliu util: nici „proiectul întreg”, nici fiecare e-mail.
- Se trec pe coloane rolurile sau persoanele implicate, inclusiv cele din afara echipei, de exemplu contabilitatea sau un furnizor.
- Se stabilește întâi A pentru fiecare rând, apoi R, apoi C și I.
- Se verifică fiecare rând și fiecare coloană după regulile de mai sus.
- Matricea se discută cu toți cei trecuți în ea, nu doar se trimite. Neînțelegerile ies la iveală exact în această discuție.
Pentru proiectele cu multe sarcini, tabelul se ține de obicei în aceeași unealtă în care se urmăresc termenele; o comparație a variantelor potrivite este în ghidul despre aplicațiile de gestionare a proiectelor pentru echipe mici.
Cum arată un exemplu de matrice RACI?
Exemplul de mai jos descrie lansarea unui site nou de prezentare pentru o firmă mică.
| Sarcina | Director | Coordonator proiect | Designer | Responsabil vânzări |
|---|---|---|---|---|
| Stabilirea bugetului | A | R | I | C |
| Structura paginilor | I | A | R | C |
| Textele de prezentare | C | A | I | R |
| Grafica și machetele | I | A | R | C |
| Aprobarea lansării | A | R | I | I |
Fiecare rând are un singur A, iar directorul apare cu acest rol doar la deciziile care îl privesc direct.
Ce arată citirea pe coloane a matricei?
Citită pe verticală, matricea arată încărcarea fiecărei persoane. O coloană plină de R semnalează un om supraîncărcat, iar una plină de A arată un manager prin care trec prea multe aprobări. Fenomenul este legat de numărul de oameni pe care o persoană îi poate urmări efectiv, explicat în articolul despre câți oameni pot fi coordonați direct.
| Semnal în coloană | Ce indică | Corecția obișnuită |
|---|---|---|
| Multe R | Supraîncărcare | Redistribuirea execuției |
| Multe A | Blocaj la aprobări | Delegarea deciziilor mărunte |
| Nicio literă | Persoană inutil inclusă | Scoaterea din matrice |
| Doar I | Implicare formală | Verificarea necesității |
Ce greșeli fac matricea RACI inutilă?
Cea mai frecventă greșeală este completarea matricei o singură dată, la început, și uitarea ei. Când pleacă un om sau se schimbă planul, rolurile rămân pe hârtie ale cuiva care nu mai e implicat. Alte greșeli obișnuite sunt confundarea lui A cu „șeful cel mai mare” și trecerea tuturor la C, din politețe.
Matricea nu înlocuiește discuțiile despre progres. Problemele care nu ajung la cel cu rolul A rămân invizibile chiar și într-un tabel perfect; semnalele de urmărit sunt descrise în articolul despre momentul în care echipa nu spune că planul nu merge. În echipele care lucrează de la distanță, unde întrebările de tipul „al cui e asta” se pun mai rar, matricea devine și mai utilă, alături de regulile din ghidul despre organizarea muncii unei echipe la distanță.
